Neuroznanost ostvarivanja ciljeva

Neuroznanost ostvarivanja ciljeva

Ostvarivanje ciljeva je izvršavanje.

Uspjeh organizacija ovisi o jasnoći postavljenih ciljeva. Ciljevi daju fokus. Međutim, jasni ciljevi tek su polovica uspjeha. Drugi dio je izvršavanje. Ciljevi, planovi, strategije ne mogu ostvariti svoj potencijal, ako ljudi ne djeluju u skladu s njima, ako na dnevnoj razini ne biraju izvršavati u skladu s ciljevima i strategijom. Ustvari, od svih faktora koji utječu na uspješnost ostvarivanja ciljeva, niti jedan nije toliko značajan kao sposobnost izvršavanja. Sposobnost izvršavnja je sposobnost pretvarana strategije u konktreno djelovanje. Izvršavanje je u konačnici individualno donošenje bihevioralnih odluka. Bihevioralne odluke su odluke koje pojedinac u bilo kojem trenutku donosi o tome „što će sada raditi“ i „kako će to raditi“. Organizacije ostvaruju svoje ciljeve ne zato što imaju planove i strategije, već zato što konkretni ljudi izvršavaju konkretne radnje, u pravo vrijeme, na pravi način.

U praktički svim organizacija postoji značajan „execution gap“, raskorak između onoga što „želimo“ ili „trebamo“ činiti, i onoga što se realno događa na razini dnevnih radnih aktivnosti.

Ključne inicijative, važni projekti i ciljevi, potrebne organizacijske promjene ne ostvaruju svoja obečanja jer stvari padaju na razini implementacije. Veliki je rukovodni problem rješavanje tog raskoraka, kako na razini tima, odnosno pojedinog djelatnika, ali i na osobnoj razini. Usprkos najboljim namjerama, ljudi jednostavno imaju poteškoća u dosljednosti pri izvršavanju. To se odlično vidi na primjeru ciljeva i namjera koje pojedinci sebi postavljaju na osobnoj razini (npr. imlementacija zdrave navike). Velika većina ljudi ne uspije ostvariti te ciljeve usprkos najboljim namjerama.

Tako uzroci „execution gap-a“ nije manjak ciljeva, loše strategije, nedovoljno resursa ili loše rukovodstvo. Izvršavanje u skladu s ciljevima u konačnici vrlo je osobna stvar za svakog djelatnika koja se svodi na donošenje konkretnih bihevioralnih odluka u pojedinom trenutku – a ljudima nije lako donositi optimalne bihevioralne odluke u svakom trenutku. Situacija je takva da bihevioralne odluke donosi naš mozak a koji je kompleksan, dinamičan sustav. U mozgu se tijekom radnog dana i tijekom biranja ponašanja zbivaju brojni procesi kojih djelatnici nisu potpuno, pa i uopće svjesni. Zbog toga je dosljednost ciljievima i uspješna implementacija dobrih namjera tako teška za svakoga od nas.

Dok organizacije pokušavaju riješiti taj problem putem strukturiranja radnih uvjeta, radnog procesa, te procesa rukovođenja djelatnika (npr. proces delegiranja, praćenje rada i radnog učinka, performance management sustavi, sustavi nagrađivanja i sl.) na način da radni kontekst podržava izvršavanje u skladu s ciljevima, svi ti pokušaju biti će nagrađeni djelomičnim uspjehom tako dugo dok se ne uzima u obzir realnost funkcioniranja mozga koji je ključan u tom procesu. BranManagement 201 – BrainGoals je program koji cilja upravo na tu razinu, te pruža rukovodiocima uvid u mehanizme koji određuju proces izvršavanja, te načine kako mozak donosi i implemnetira namjere u pojedinom trenutku.

Razumijevanje tih neuro-psiholoških mehanizama koji uteču na donošenje bihevioralnih odluka, ne samo da povećava spobnost rukovoditelja da kvalitetnije upravlja ponašanjem djelatnika, već omogućuje i uspješniju samo-regulaciju vlastitog ponašanja pogotovo u situacijama stresa, pritisaka, konfliktnih ciljeva i nejasnih situacija.

Izazovi rukovodioca

Na razini pojedinog rukovodioca, obzirom da se od rukovodioca očekuje visoki stupanj samostalnosti pri planiranju i organiziranju vlastitih radnih aktivnosti, povećanje uspješnosti donošenja bihevioralnih odluka u značajnoj mjeri može povećati njegovu produktivnost.

Rukovodioci imaju visoki stupanj autonomije u izvedbi radnih aktivnosti. Oni trebaju proaktivno prepoznavati probleme, samostalno tražiti rješenja, te samo-regulirano izvršiti potrebne operacije u skladu s ciljevima (što uključuje i regulaciju ponašanja djelatnika). Autonomija u dizajniranju vlastitog radnog procesa otvara brojne mogućnosti izbora radnog ponašanja. Rukovodioc je svakodnevno pred zahtjevom da iz trenutka u trenutak odlučuje o najboljem tijeku vlastitih radnih aktivnosti. Na konkretnoj razini, izbor se svodi na dileme poput: „Raditi na izvještaju ili provjeriti situaciju na projektu?“, „Delegirati zadatak detaljno ili ukratko?“, „Postaviti prioritete ili pročitati emailove?“, „Nazvati klijenta ili organizirati sastanak?“, „Provjeriti sms ili slušati kolege na sastanku?“, „Isplanirati dan ili jednostavno krenuti raditi?“ Autonomija s jedne strane omogućuje optimalno korištenje znanje i potencijala, te fleksibilno usklađivanje radnih aktivnosti u skladu sa zahtjevima specifične situacije. S druge strane to implicira visoku sposobnost kognitivne kontrole, te sposobnost kontinuiranog donošenja optimalnih bihevioralnih odluka bez obzira na vanjske pritiske ili unutarnja stanja.

Rukovodioci planiraju svoje aktivnosti s najboljim namjerama: „Kada dođem u ured, prvo ću definirati isplanirati dan / riješiti najveći problem / prihvatiti se projekta!“. Međutim, dobre namjere imaju lošu reputaciju. Kad krene „gužva na poslu“, mnogi rukovodioci izgube fokus sa onoga što je najvažnije i počnu reaktivno obavljati zadatke prema kriterijima koji nisu u funkciji optimalne produktivnosti kao npr. slučajnoj aktualnosti (kolega nešto zamoli), prividnoj hitnosti (naizgled žurni zahtjev kolege), u skladu s navikama (provjeriti koji mailovi su stigli) ili prema težini/lakoći zadatka (nakon sastanka popiti kavu s kolegom).

Vanjske okolnosti na radnom mjestu rijetko olakšavaju optimalno izvršavanje rukovodioca, već često pritisci, nepredvidivi upadi i nejasni, međusobno konfliktni ciljevi i sl. vode do sporog napredovanja prema ciljevima. S druge strane, niz unutarnjih faktora, umor, nejasni zadaci ili ciljevi, stres zbog kratkih rokova, uzemirenost zbog teškog razgovora s klijentom, sve to otežava rukovodiocima rukovodiocima da ne uspiju ostvariti svoje pozitivne namjere i donose optimalne bihevioralne odluke. Bojna istraživanja su pokazala da pod pritiskom, te značajnim radnim opterećenjem subjektivna procjena optimalnog ponašanja podložna je vrlo snažnim, za rukovodioca skrivenim mehanizimima koji utječju na izbor aktivnosti ne prema opimalnoj učinkovitosti, već prema drugim ciljevima kao što su trenutan uspjeh, kratkoročno zadovoljstvo ili mentalno ili emocionalno olakšanje. Na primjer, ustanovljeno je da je sposobnost samo-regulacije ponašanja vrlo ograničena tijekom radnog dana, te da ona opada prema kraju radnog vremena. Tako su rukovodioci prema kraju radnog vremena, (a i prema kraju radnog tjedna) sve manje u stanju donositi optimalne izbore što se tiče radnih aktivnosti.

Primjer neuspješne implementacije je primjena korisnih znanja i savjeta s edukacijskih treninga. Na primjer, na tečajevima upravljana vremenom rukovodiocima se preporučuje zaista dobar savjet da na početku tjedna ili radnog dana definiraju svoje prioritete? Pitanje je koliko rukovodioca taj savjet sustavno, dosljedno, kontinuirano primijenjuje? Zašto rukovodioci ne slušaju aktivno kada je to potrebno, a naučili su to raditi? Zašto rukovodioci ne daju feedback na konstruktivan način, a znaju da će to olakšati razgovor? Zašto na početku sastanaka rukovoditelj ne definira ključne točke sastanka, a zna da će tako povećati efikasnost sastanka? Zašto ljudi odgađaju ključne poslove do zadnjeg trena, a znaju da će to rezultirati stresom, pa i neuspjehom? Zašto postoji tolika diskrepancija između onoga što ljudi znaju da je dobro raditi, i onoga što zapravo rade?

Pojednostavljeno rečeno, u današnjem radu rukovodioci imaju veliki prostor za autonomno izvršavanje, što ih vodi u situaciju da se kontinuirano nalaze pred izazovom „banana ili banana split?“. Probleme je u tome što je naš mozak programiran za banana split. Zbog te činjenice mnoge organizacije blokiraju rukovodiocima pristup facebook ili youtube stranicama, pa i internetu općenito.
Piše: Adrian Josip Drempetić, prof. psihologije izvršni direktor IDEA Edukacije d.o.o.